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调研项目管理:开始撰写报告

调研家SurveyPlus
2022-04-02

一般情况下,在最终版本确定下来之前,需要进行多次报告撰写,以保证最终版本能够将调研项目介绍得清晰、简洁、有效。几乎没人能在第一次写作时就完成报告,重要的是,即便是在这种情况下还是继续报告的撰写。事实上很少人能够阅读到初稿,你呈现给读者的是最终稿。在初稿的写作过程中,你还处在不断地构建自己思路的状态。你也可以在获得数据之前就开始撰写报告,这时候可以从对调研问题背景和定义调研问题入手,可以借用调研项目建议书中写作的方式。这种方法能够帮助你理解调研目的并且集中于调研问题,在你获得数据后可以更加高效地对数据进行审核和说明。

 

1.结构

在获得调研数据、分析结果以及调研中的原始记录后,你就要对这些资料进行系统整理。在你理解数据分析结果之后,就要及时地记录下你对这些分析结果的感受,在处理调研结果时也要记录下与调研项目相关的有意义的一些想法。这时候不需要考虑要以何种语言呈现你的想法,以及以什么样的顺序进行叙述。在你理清楚自己对调研项目的所有想法后,就要开始考虑在有助于实现报告目的的基础上如何构建这些资料,釆用什么样的逻辑顺序进行说明。组织报告的逻辑方法有很多种,并不是说必须釆用某种方式。当然,你也可以釆用其他的方法帮你确定各个主题的叙述顺序,比如将所有的主题写在卡片上,按照某种顺序组合,并检查这种顺序能否更好地说明报告内容,这种方法能够帮助你找到最适合的写作顺序。

在报告中,每一段要能够表达一个主题,内容必须是相互关联的,因此将你的主题划分为不同的段落,这也可以帮助读者更好地理解报告内容。写作过程中可以通过将每段首句组成一个新的段落,每一部分的首段汇总在一起,来检查是否能说明这一部分的主要内容在论述过程中是否存在问题。

要注意变化句子长短,一句话应该只表达一种思想,每句话的字数也要控制在15〜20字,这有助于读者阅读。

 

2.语言

确定报告结构之后就可以考虑语言的使用了,在报告中,结构能够帮助你辨明将要叙述的信息和观点,而语言则会帮助你更好地叙述。在写作过程中,注意使用自己最熟悉的语言,并且在行文中注意体现出自己积极的态度。采用不同语言撰写的报告会产生不同的效果,那些语言比较消极、句子冗长的报告或含有过多专业术语、过长段落的报告,往往不能产生预期的效果。还要注意,避免使用不常用的词语,也可以通过删除不必要的形容词或副词来使报告更加简洁,帮助你更好地说明自己的观点,读者也往往更容易集中精力在报告上。

 

3.获得反馈

报告草稿完成之后可以先请同事阅读,并要求他们给予反馈,例如,报告可读性强不强,是不是容易理解,以及精确性怎样等。此时反馈出来的很多问题往往是由于在表达观点和写作逻辑上不是很清晰。如果在这一阶段,一些同事提出来的反馈是针对一些用词或句子结构的,这时你可以先忽略这些问题,以后对其进行修改。因为这一阶段的主要目的是让观点、信息或论据论述得清晰,报告中应该存在一条主线,以帮助读者理解你的调研结论和整个调研项目的概况,你可以通过大声朗读报告的方式来检查报告语言的使用情况,如果感觉很拗口的话,可能就需要重写报告。

在重写报告的时候,注意在保证准确的基础上尽量让报告更加简洁清晰,同时还要注意为客户提供准确完善的报告,要保证报告的真实准确。

 

4.报告的发表

在报告完成之后就要将报告提交发表。实际上在完成报告之后,很多人认为应该花更多的时间检査报告。事实上,你需要在撰写报告之前利用更多的时间考虑报告目的,针对报告内容做出计划安排,并且设计岀有效的结构和符合逻辑的顺序,而不是最后的检查。

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